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Datenschutz-Grundverordnung Ante Portas – auch für Verlage…

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Im Mai 2018 wird die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) wirksam. Es verbleiben also noch gut 200 sportliche Werktage zur Umsetzung der notwendigen Maßnahmen.

 

Zuständigkeiten und Best Practices bei der Datenschutz-Grundverordnung

Der Datenschutzbeauftragte setzt die notwendigen Maßnahmen NICHT um. Er treibt und kontrolliert. Er tut dies idealerweise im offiziellen Auftrag der Geschäftsleitung. Dies ist hilfreich bei etwaigen Abwehr- und Verzögerungs-Taktiken.

 

Die Umsetzung selbst ist die Aufgabe der „Verantwortlichen im Unternehmen“ in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von „außerhalb ihrer Abteilung“.

 

Best Practice für die Besetzung der Verantwortlichen: Im Auftrag der Geschäftsleitung nennt jeder Abteilungsleiter dem Datenschutzbeauftragten einen Verantwortlichen. Und idealerweise gilt als vereinbart, dass der Datenschutzbeauftragte die benannte Kraft auch ablehnen kann.

 

Sanktionskeule: Neuer Bußgeld-Rahmen

Die Methode „Schaun wir mal, dann sehen wir schon“ kann existenziell werden. Der Bußgeld-Rahmen kann auf bis zu 20 Mio € oder 4% des Vorjahresumsatzes steigen.
Es werden sich Möglichkeiten zum Verbandsklagerecht durch Verbraucherschutzzentralen oder Abmahn-Geschäftsmodelle entwickeln.

 

Zusatzhammer: ePrivacy-Verordnung

Zeitgleich zur DS-GVO soll die ePrivacy-Verordnung gültig werden mit Auswirkungen auf Online- und E-Mail-Marketing, Cookies, Tracking und so weiter und sofort: Ebenfalls eine Verordnung, besitzt sie dann sofortige europaweite Gültigkeit, es gibt keine Aufforderung für die Länder zur Umsetzung.
Schade nur, dass man diese Verordnung noch nicht kennt, lediglich Leaks sind im Umlauf. Im Verbund mit der DS-GVO dürfte sich insbesondere für Verlage und Medien ein explosiver Cocktail zusammenbrauen.

 

Aufsichtsbehörde kündigt Vorab-Kontrollen an

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat als erste Aufsichtsbehörde im März 2017 angekündigt, im laufenden Jahr erste Kontrollen bei Unternehmen durchzuführen. Dabei soll geprüft werden, ob sich die Unternehmen ausreichend auf die Anforderungen der DS-GVO vorbereiten.

 

Um was gehts „de jure“?

Einschlägige Fachlektüre und Seminare rund um die DS-GVO gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Eine gute Zusammenfassung finden sie hier.
Hier eine kurze Summary:
  • Unternehmen müssen zukünftig die Einhaltung der DS-GVO aktiv nachweisen („Rechenschaftspflicht“).
  • Alle Vereinbarungen zur „Auftragsdatenverarbeitung“ müssen an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst werden.
  • Gegenüber Kunden, Interessenten, Mitarbeitern und anderen Betroffenen müssen umfangreiche „Informationspflichten“ vom Unternehmen erfüllt sein.
  • Datenschutz erfolgt zukünftig nach einem „risikobasierten Ansatz“, die Abwägungen müssen dokumentiert werden.
  • Die „Anforderungen an den technischen Datenschutz“ steigen, der Schutz muss dem „Stand der Technik“ entsprechen.
  • „Privacy by Design“: Dienste und Produkte müssen datensparsam konzipiert und gestaltet sein.
  • Bei der Verarbeitung sensibler Daten muss eine „Datenschutz-Folgenabschätzung“ durchgeführt werden.
  • Betroffene haben Anspruch auf eine „digitale Kopie aller gespeicherten Daten“.
  • Datenschutzvorfälle sind innerhalb 72 Stunden meldepflichtig („Data Breach Notification“).
  • Der „Bußgeldrahmen“ wurde massiv erhöht auf nun bis zu 20 Mio € oder 4% des Jahresumsatzes, der höhere Wert gilt.

Um was geht es „de facto“?

In Anbetracht des nahenden Termins sind die Vorbereitungen in den Unternehmen mit Sicherheit bereits im vollen Gange. Das einschlägige Seminar-Geschäft boomt. Kanzleien dienen Beratung und Unterstützung an. Daher nachfolgend nur einige Stichworte aus meiner Praxis-Perspektive:
  • IT-Sicherheitsaspekte!
  • Verschlüsselungs-Technologien!
  • Technisch-Organisatorische Maßnahmen („TOMs“)!
  • Verfahrensverzeichnisse!
  • IT-Sicherheitsplan, Notfallpläne, Aktionspläne!
  • Projektmanagement nach dem „PDCA“-Verfahren
  • Versicherungsfragen, -police!
Oder, ebenso unvollständig, eine Sammlung von in Verlagen nicht unüblichen Szenarien, die einer Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung bedürfen:
  • Kundendaten (CRM, Statistiken…) auf mobilen Geräten (Laptops, Tablets, Handys)
  • Exportmöglichkeiten von Kundendaten durch Anwender
  • Unverschlüsselte Mail-Korrespondenz, gern auch mit sensiblen Daten im Inhalt / Anhang
  • Unverschlüsselte Anbindung von Homeoffices, Außendienstbüros, mobiler Endgeräte
  • Fortpflanzung sensibler Daten durch System-Integrationen, Exporte (z.B. Lettershop, Web-Shops, Kleinanzeigenportale, CMS usw.)
  • Daten in Systemen out of domain (Google Mail, Salesforce, Office 365, Dropbox usw.)
  • Datenweitwurf via Excel, USB-Sticks, „Sicherungsfestplatten“ etc.
  • Zugangsrechte von Anwendern zu sensiblen Daten
  • Verträge mit datenverarbeitenden Dienstleistern (Abo, Callcenter etc.)
  • Verträge mit externen Personen, die Zugang zu Daten haben (Admins etc.)
  • Anwendung von Systemen, die den Anforderungen der DS-GVO nicht entsprechen
  • Das Fehlen notwendiger Anwender-Schulungen
  • Das Nichtvorhandensein des vorgeschriebenen „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“

Anekdotische Evidenz aus dem realen Leben:

Im Zuge einer buchhalterischen Abstimmung schickt der Leserservice des Verlags einem Abonnenten dessen Daten der aktuell gespeicherten Bankverbindung. Per Mail. Genauer: Per unverschlüsselter Mail. Wie es so geht: Der Abonnent ist Datenschutzbeauftragter. Die Beschwichtigungsvorgänge seitens des Verlags sind gerade Chefsache. Kleine Ursache, große Wirkung.
In Zukunft kann das teuer werden, und es muss und kann vermieden werden.

 

Das „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“, aka „Verfahrensverzeichnis“

Zentrale Bedeutung kommt dem Verfahrensverzeichnis zu, das in der DS-GVO „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ genannt wird. Entgegen mancher anderslautenden Interpretation sind übrigens auch Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern zur Führung dieser Dokumente verpflichtet – die Ausnahme-Regeln müssen nicht einzeln, sondern zusammen erfüllt sein und es gibt praktisch kein Medienunternehmen, das beispielsweise nur „gelegentlich“ personenbezogene Daten verarbeitet.  (Vgl. auch hier.)

 

Die Verfahrensverzeichnisse dienen im ersten Schritt der Bestandsaufnahme. Wer erfasst / verarbeitet sensible Daten, wann geschieht das, zu welchem Zweck, mit welchem Tool. In jeder Abteilung: Geschäftsleitung, Anzeigenabteilung, Vertrieb, Redaktionen, Lohnbuchhaltung, Buchhaltung.

 

Aus dieser Bestandsaufnahme gehen dann, zusammen mit einer Risikoabschätzung, die „Technisch-Organisatorischen Maßnahmen“ hervor:

 

  • Welche bestehenden Prozesse müssen verändert werden,
  • Welche neuen Prozesse und Verfahrensanweisungen werden vereinbart
  • Welche Tools müssen angepasst oder gar ersetzt werden
  • Welche Schulungsmaßnahmen sind notwendig
  • Welche Verträge mit Externen müssen überprüft / angepasst werden
  • Welche Produkte bzw. Services müssen grundsätzlich neu konzipiert werden
  • Was muss wann und wo publiziert werden
Aus diesem Grund sind die Verfahrensverzeichnisse lebende Dokumente, sie müssen laufend dem jeweils neuen, aktuellen Stand angepasst werden.

 

Zusätzlich dienen die Verfahrensverzeichnisse im Pre-Assessment-Verfahren mit dem Versicherungspartner. Die Police wird günstiger, wenn alle Unterlagen vorhanden sind.

 

Informationen über Aufbau und Inhalte des Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen der DS GVO finden sich reichlich im Netz, beispielsweise hier.

 

Die Pflicht und die Kür: Das Verfahrensverzeichnis und der OrgaGuide von mROBOTA

Wir unterstützen Verlage bei der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse. In Form von Interviews und Fragebögen dokumentieren qualifizierte Technische Redakteure die bestehenden Prozesse und aktualisieren die Verzeichnis-Dokumente fortlaufend während der Umsetzung der Technisch-Organisatorischen Maßnahmen. Auf Wunsch installiert oder betreibt mROBOTA eine Wiki-Plattform, damit die definierten Prozesse allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen – online und interaktiv mit internen Fragen und Kommentaren.

 

Die Kür kann darin bestehen, die pflichtweise zu dokumentierenden Prozesse zu einem richtigen Betriebskonzept auszubauen. Das ist der OrgaGuide von mROBOTA: Die Beschreibung von Abläufen und Rollen, die Dokumentation von System-Funktionen, das Funktionieren der Organisation mit Vereinbarungen und „Golden Rules“: „Jeder macht, was er soll. Alle wissen, wie es geht“ ist das Motto.

 

Mehr Informationen zu Ihrem neuen OrgaGuide lesen sie hier: http://www.mrobota.com/orgaguide/

 

Für die Unterstützung bei der Erstellung des Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten kommen Sie mit uns in Kontakt: http://www.mrobota.com/kontakt/


(Bild: Helmut Müller)

 

Über Helmut Müller

Helmut Müller ist Produzent von betriebswirtschaftlichen Prozessmanagement- und Informationssystemen für Medien, Handel und Dienstleistung, die täglich auf vielen tausend Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Sein Schaffen fokussiert die vielfältigen Nutzen von verknüpften Daten. Helmut Müller ist verantwortlich für Strategie + Evolution bei muellerPrange, ist Gründer des Mediendienstleisters mROBOTA und ist Executive Consultant für Führungskräfte in Medienunternehmen.